Mato Grosso, Quinta-Feira, 28 de Maio de 2020     
Comitê Acompanhamento COVID

Transparência Pública

Institucional (Mapa da página | Voltar)

Mapeamento e modelagem de processos da área finalística da Unemat

Portaria nº 2440/2019

 

 

Componentes do Grupo de Trabalho

 

Julio Cezar de Lara

Coordenador

Camyla Piran Stiegler Leitner

Membro

Gustavo Domingos Sark Bisinoto

Membro

Fábio Iser

Membro

Saidy Kotubo Magalhaes Souza

Membro

Rayssa Emanoelly Silva Pinheiro

Membro

 

 

Atribuições do Coordenador

 

1.       Planejar e conduzir as ações para implementação das etapas da metodologia;

2.       Elaborar o plano de atividades e o cronograma a serem desenvolvidos neste projeto;

3.       Garantir as atualizações, publicações e /ou disponibilizações nos prazos, segundo exigências legais;

4.       Providenciar os recursos físicos, didáticos e audiovisuais necessários para a realização das ações e das reuniões de trabalho;

5.       Solicitar capacitações ao órgão central de desenvolvimento organizacional, quando necessário;

6.       Orientar as áreas na elaboração da identidade organizacional;

7.       Orientar as áreas na elaboração da cadeia de valor e hierarquia de processos;

8.       Auxiliar na realização das entrevistas, quando necessário;

9.       Orientar quanto a elaboração do mapeamento dos processos;

10.   Elaborar ou atualizar a parte documental do Manual Técnico de Processos e Procedimentos dos respectivos sistemas;

11.   Cuidar da guarda da memória dos trabalhos realizados;

12.   Promover as validações pelos integrantes dos grupos de trabalho junto a representatividades de servidores dos Órgãos Setoriais;

13.   Encaminhar material desenvolvido à Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão para validação do padrão;

14.   Realizar a consolidação das informações para a conclusão do Manual Técnico de Processos e Procedimentos

15.   Promover a publicação do manual por meio instrumento normativo.

 

Atribuições dos Membros

 

1.       Elencar as legislações que norteiam os processos e procedimentos de trabalho;

2.       Requisitar documentos e informações necessárias para a execução dos trabalhos;

3.       Participar das capacitações e workshops do Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão;

4.       Realizar as entrevistas com os gestores e/ou executores do processo;

5.       Elaborar identidade organizacional;

6.       Elaborar a cadeia de valor e o escopo de processos conforme metodologia definida pelo Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão;

7.       Mapear os processos (AS IS) conforme metodologia definida pelo Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão;

8.       Participar das reuniões com a equipe Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão e DO/NGER setorial, quando necessário;

9.       Validar o mapeamento de processos com o Gestor do Processo (Coordenador/ Gerente da área funcional);

10.   Padronizar os trabalhos em conformidade com a metodologia determinada pelo Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão;

11.   Definir os indicadores do processo e do produto em conjunto com o Gestor do Processo.

 

ESCOPO DA ATUAÇÃO

 

A realização de um mapeamento e modelagem de processos na Unemat não é um assunto novo. Em vários documentos verificamos o apontamento dessa demanda conforme verificamos abaixo:

 

Demandas

Ano de Origem

Meta estabelecida

Ações de Planejamento (PEP 2015-2025)

2015/

2016

* Otimizar os processos burocráticos por meio de infraestrutura tecnológica eficiente

* Revisar/Criar normas e procedimentos que regulamentem a UNEMAT, reduzindo a burocracia sempre que possível.

Deliberações do

3º Congresso Universitário

2017

* Atualizar Estatuto e revisão da estrutura organizacional

Decreto (MT) nº 1.375 de 07 de março de 2018

2018

* Possuir e manter atualizado o manual técnico de processos e procedimentos da área finalística de cada órgão/entidade

Propostas de Gestão

(2019-2022) –

Prof. Rodrigo / Profa. Nilce

2018/ 2019

* Construir fluxogramas dos diferentes tipos de processos e procedimentos, bem como torná-los acessíveis à comunidade acadêmica

* Aprimorar os processos universitários das áreas fins com a revisão de manuais e fluxos

 

Umas das ações prioritárias desta gestão reitoral (2019-2022) é a finalização da implantação de um novo Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA). Com esta priorização houve também a necessidade urgente de organizar, mapear e modelar todos os processos da área finalística da Unemat. Diante deste contexto foi possível a formação de um Grupo de Trabalho que tenha prioridade para a realização desta demanda.

Para que a implantação de um sistema integrado de controle, gestão e serviços acadêmicos com uma interface padronizada ocorra durante o período de Gestão 2019-2022 o setor de Tecnologia da Informação da Unemat (TIU/PRPTI) necessita conhecer o mapeamento da situação atual de todos os processos (conhecido como a técnica AS IS), para então prosseguir com a implantação e definir onde se quer chegar (conhecido como a técnica TO BE).  O mapeamento também poderá otimizar o tempo de entrega dos produtos e serviços, deixar mais eficiente a tomada de decisão, além de permitir a visualização de toda a trajetória de fluxo de processos dentro da instituição, ou seja, poderemos conhecer quais são atividades, quem são seus responsáveis, os seus elementos – mão de obra, recursos – e quais são esforços necessários para realizá-los. Assim se justifica uma ação sistematizada de mapeamento e modelagem dos processos.

 

Objetivo Geral

 

Realizar o mapeamento e a modelagem de todos os processos da Unemat para posteriormente disponibilizar o Manual Técnico de Processos e Procedimentos.

 

Entregas / Resultados

 

  • Cadeia de Valor da Unemat disponibilizada;

  • Sensibilização dos servidores para a otimização e melhoria dos processos;

  • Mapeamento de todos os macroprocessos (Mapeamento Ponta a Ponta);

  • Manual Técnico de Processos e Procedimentos disponibilizado.

 

Premissas

 

  • Apoio dos dirigentes máximos da organização (Reitor e Vice-Reitora) para desenvolvimento das atividades necessárias;
     
  • Autorização para cursos e capacitação necessárias;
     
  • Materiais, equipamentos e softwares disponíveis;

 

Partes Interessadas

 

Descrição do Papel/ Função

Expectativas /Necessidades

Grau de influência

Reitor e Vice-Reitor

Implantação completa de todos os módulos previstos no SIGAA

Alta

Pró-Reitores

Mapeamento dos processos pelos quais são responsáveis

Médio

Diretor TIU/PRPTI

Conhecimento da situação atual dos processos da Unemat

Médio

Diretores das Unidades Regionalizadas

Melhorar o tempo de entrega dos produtos e serviços

Alto

 

Marcos

Fase

Marcos

Previsão

Iniciação

Publicação da Portaria de formação do Grupo de Trabalho

Set/2019

Planejamento

Aprovação do Plano de Atuação do Grupo de Trabalho

Out/2019

Execução

Validação da Cadeia de Valor da Instituição

Nov/2019

Execução

Inicio do Mapeamento dos processos prioritários

Nov/2019

Execução

Validação dos processos prioritários

Fev/2019

Execução

Validação SEPLAG dos processos mapeados

Jun/2020

Execução

Elaboração do Manual Técnico de Processos

Jul/2020

Encerramento

Validação e Divulgação do Manual Técnico

Nov/2020

 

Plano de Tarefas e Atividades

 

O que será feito?

Como Será?

Responsável?

Quando?

Quanto?

Validação da Cadeia de Valor

Através de um Workshop realizado pela SEPLAG

Grupo de Trabalho + Gestão Central

30 e 31 de outubro/19

Sem custos para Unemat

Mapeamento dos processos prioritários

Após sensibilização, realizaremos entrevistas com os setores/agentes envolvidos

Grupo de Trabalho

Entre 01 de novembro/19 e 28 de fevereiro/20

Custos com Diárias e veículos, caso houver necessidades de entrevistar pessoas nos campus

Validação dos processos prioritários

Validar com os gestores e agentes envolvidos todos os processos prioritários mapeados

Grupo de Trabalho + Gestão Central

Até fevereiro/20

Sem custos para a Unemat

Validação SEPLAG dos processos mapeados

Validar perante a SEPLAG, TODOS os processos mapeados e validados na Instituição

Grupo de Trabalho

Até junho/20

Sem custos para a Unemat

Validação e Divulgação do Manual Técnico

Divulgar no Portal da Unemat e Publicar em Diário Oficial do Estado

Grupo de Trabalho

Até novembro/20

Custos com publicação em Diário Oficial do Estado

 

 

Exemplos de Processos Mapeados

Rede Social


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