Mapeamento e modelagem de processos da área finalística da Unemat

Portaria nº 2440/2019

 

 

Componentes do Grupo de Trabalho

 

Atribuições do Coordenador

 

1.       Planejar e conduzir as ações para implementação das etapas da metodologia;

2.       Elaborar o plano de atividades e o cronograma a serem desenvolvidos neste projeto;

3.       Garantir as atualizações, publicações e /ou disponibilizações nos prazos, segundo exigências legais;

4.       Providenciar os recursos físicos, didáticos e audiovisuais necessários para a realização das ações e das reuniões de trabalho;

5.       Solicitar capacitações ao órgão central de desenvolvimento organizacional, quando necessário;

6.       Orientar as áreas na elaboração da identidade organizacional;

7.       Orientar as áreas na elaboração da cadeia de valor e hierarquia de processos;

8.       Auxiliar na realização das entrevistas, quando necessário;

9.       Orientar quanto a elaboração do mapeamento dos processos;

10.   Elaborar ou atualizar a parte documental do Manual Técnico de Processos e Procedimentos dos respectivos sistemas;

11.   Cuidar da guarda da memória dos trabalhos realizados;

12.   Promover as validações pelos integrantes dos grupos de trabalho junto a representatividades de servidores dos Órgãos Setoriais;

13.   Encaminhar material desenvolvido à Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão para validação do padrão;

14.   Realizar a consolidação das informações para a conclusão do Manual Técnico de Processos e Procedimentos

15.   Promover a publicação do manual por meio instrumento normativo.

 

Atribuições dos Membros

 

1.       Elencar as legislações que norteiam os processos e procedimentos de trabalho;

2.       Requisitar documentos e informações necessárias para a execução dos trabalhos;

3.       Participar das capacitações e workshops do Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão;

4.       Realizar as entrevistas com os gestores e/ou executores do processo;

5.       Elaborar identidade organizacional;

6.       Elaborar a cadeia de valor e o escopo de processos conforme metodologia definida pelo Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão;

7.       Mapear os processos (AS IS) conforme metodologia definida pelo Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão;

8.       Participar das reuniões com a equipe Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão e DO/NGER setorial, quando necessário;

9.       Validar o mapeamento de processos com o Gestor do Processo (Coordenador/ Gerente da área funcional);

10.   Padronizar os trabalhos em conformidade com a metodologia determinada pelo Escritório de Gerenciamento de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão;

11.   Definir os indicadores do processo e do produto em conjunto com o Gestor do Processo.

 

ESCOPO DA ATUAÇÃO

 

A realização de um mapeamento e modelagem de processos na Unemat não é um assunto novo. Em vários documentos verificamos o apontamento dessa demanda conforme verificamos abaixo:

 

Demandas	Ano de Origem	Meta estabelecida
Ações de Planejamento (PEP 2015-2025)	2015/ 2016	* Otimizar os processos burocráticos por meio de infraestrutura tecnológica eficiente * Revisar/Criar normas e procedimentos que regulamentem a UNEMAT, reduzindo a burocracia sempre que possível.
Deliberações do 3º Congresso Universitário	2017	* Atualizar Estatuto e revisão da estrutura organizacional
Decreto (MT) nº 1.375 de 07 de março de 2018	2018	* Possuir e manter atualizado o manual técnico de processos e procedimentos da área finalística de cada órgão/entidade
Propostas de Gestão (2019-2022) – Prof. Rodrigo / Profa. Nilce	2018/ 2019	* Construir fluxogramas dos diferentes tipos de processos e procedimentos, bem como torná-los acessíveis à comunidade acadêmica * Aprimorar os processos universitários das áreas fins com a revisão de manuais e fluxos

 

Umas das ações prioritárias desta gestão reitoral (2019-2022) é a finalização da implantação de um novo Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA). Com esta priorização houve também a necessidade urgente de organizar, mapear e modelar todos os processos da área finalística da Unemat. Diante deste contexto foi possível a formação de um Grupo de Trabalho que tenha prioridade para a realização desta demanda.

Para que a implantação de um sistema integrado de controle, gestão e serviços acadêmicos com uma interface padronizada ocorra durante o período de Gestão 2019-2022 o setor de Tecnologia da Informação da Unemat (TIU/PRPTI) necessita conhecer o mapeamento da situação atual de todos os processos (conhecido como a técnica AS IS), para então prosseguir com a implantação e definir onde se quer chegar (conhecido como a técnica TO BE).  O mapeamento também poderá otimizar o tempo de entrega dos produtos e serviços, deixar mais eficiente a tomada de decisão, além de permitir a visualização de toda a trajetória de fluxo de processos dentro da instituição, ou seja, poderemos conhecer quais são atividades, quem são seus responsáveis, os seus elementos – mão de obra, recursos – e quais são esforços necessários para realizá-los. Assim se justifica uma ação sistematizada de mapeamento e modelagem dos processos.

 

Objetivo Geral

 

Realizar o mapeamento e a modelagem de todos os processos da Unemat para posteriormente disponibilizar o Manual Técnico de Processos e Procedimentos.

 

Entregas / Resultados

 

• Cadeia de Valor da Unemat disponibilizada;

• Sensibilização dos servidores para a otimização e melhoria dos processos;

• Mapeamento de todos os macroprocessos (Mapeamento Ponta a Ponta);

• Manual Técnico de Processos e Procedimentos disponibilizado.

 

Premissas

 

• Apoio dos dirigentes máximos da organização (Reitor e Vice-Reitora) para desenvolvimento das atividades necessárias;
   
• Autorização para cursos e capacitação necessárias;
   
• Materiais, equipamentos e softwares disponíveis;

 

Partes Interessadas

 

Descrição do Papel/ Função	Expectativas /Necessidades	Grau de influência
Reitor e Vice-Reitor	Implantação completa de todos os módulos previstos no SIGAA	Alta
Pró-Reitores	Mapeamento dos processos pelos quais são responsáveis	Médio
Diretor TIU/PRPTI	Conhecimento da situação atual dos processos da Unemat	Médio
Diretores das Unidades Regionalizadas	Melhorar o tempo de entrega dos produtos e serviços	Alto

 

Marcos

Fase	Marcos	Previsão
Iniciação	Publicação da Portaria de formação do Grupo de Trabalho	Set/2019
Planejamento	Aprovação do Plano de Atuação do Grupo de Trabalho	Out/2019
Execução	Validação da Cadeia de Valor da Instituição	Nov/2019
Execução	Inicio do Mapeamento dos processos prioritários	Nov/2019
Execução	Validação dos processos prioritários	Fev/2019
Execução	Validação SEPLAG dos processos mapeados	Jun/2020
Execução	Elaboração do Manual Técnico de Processos	Jul/2020
Encerramento	Validação e Divulgação do Manual Técnico	Nov/2020

 

Plano de Tarefas e Atividades

 

O que será feito?	Como Será?	Responsável?	Quando?	Quanto?
Validação da Cadeia de Valor	Através de um Workshop realizado pela SEPLAG	Grupo de Trabalho + Gestão Central	30 e 31 de outubro/19	Sem custos para Unemat
Mapeamento dos processos prioritários	Após sensibilização, realizaremos entrevistas com os setores/agentes envolvidos	Grupo de Trabalho	Entre 01 de novembro/19 e 28 de fevereiro/20	Custos com Diárias e veículos, caso houver necessidades de entrevistar pessoas nos campus
Validação dos processos prioritários	Validar com os gestores e agentes envolvidos todos os processos prioritários mapeados	Grupo de Trabalho + Gestão Central	Até fevereiro/20	Sem custos para a Unemat
Validação SEPLAG dos processos mapeados	Validar perante a SEPLAG, TODOS os processos mapeados e validados na Instituição	Grupo de Trabalho	Até junho/20	Sem custos para a Unemat
Validação e Divulgação do Manual Técnico	Divulgar no Portal da Unemat e Publicar em Diário Oficial do Estado	Grupo de Trabalho	Até novembro/20	Custos com publicação em Diário Oficial do Estado